Wir erleben in unserer Beratungspraxis sehr häufig, dass der Gedanke, um ein Referenzschreiben zu bitten, für die meisten Kandidaten sehr ungewohnt ist. Daher möchte ich Sie mitnehmen in mögliche Einsatzgebiete und Inhalte für diese Form des Leistungsnachweises.

Referenzschreiben sind berufliche Empfehlungen

Sie sind eine Möglichkeit, die eigenen Leistungen sichtbar zu machen, und stellen eine Alternative oder Ergänzung zu den in Deutschland üblichen Arbeitszeugnissen dar. Vor allem im universitären und wissenschaftlichen Bereich, in Verbänden und in der Politik sind Empfehlungsschreiben gewohnte Praxis, um Personen für andere, meist höhere Positionen zu empfehlen. In den USA ersetzen Referenzen das dort generell unübliche Arbeitszeugnis.

Für wen ist ein Referenzschreiben sinnvoll oder sogar notwendig

Notwendig sind Referenzschreiben insbesondere für Freiberufler, Interim Manager aber auch Unternehmer. Diese erhalten üblicherweise - aufgrund ihrer freien und oft befristeten Tätigkeit - kein Arbeitszeugnis. Daher sollten sie ihre Leistungen und die Ergebnisse ihrer Arbeit durch geeignete Referenzen nachweisen können.

Darüber hinaus kann ein Referenzschreiben auch bei Angestellten für besondere Leistungen ausgestellt werden: Beispielsweise, wenn eine Führungskraft, ein Projekt Manager, interner Consultant oder Trainer eine Herausforderung z. B. ein strategisches Projekt im internationalen Kontext erfolgreich umgesetzt oder überdurchschnittliche Umsatz- und Ergebnissteigerung erzielt hat. Derartige Sonderleistungen können ins Zeugnis mit aufgenommen werden. Alternativ kann – je nach individueller Situation – die erbrachte Leistung aber auch als ergänzendes Referenzschreiben erfolgen. Dies macht umso mehr Sinn, wenn der interne Auftraggeber der Sonderleistung nicht die eigene Führungskraft ist.

Hilfreich sind Referenzschreiben auch für Personen, die eine konfliktreiche Trennung von ihrem Arbeitgeber erfahren haben und vermuten, dass das Abschlusszeugnis nicht so positiv sein wird, wie gewünscht. Hier macht es Sinn, potenzielle Referenzgeber - sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens - zu identifizieren und um eine Referenz zu bitten. Diese positiven Beschreibungen können ein Gegengewicht zu einem weniger positiven Arbeitszeugnis bilden und die Chancen auf dem Arbeitsmarkt damit erhöhen.

Was sollte ein Referenzschreiben beinhalten

Arbeitszeugnisse folgen sowohl festen als auch durch § 630 BGB und § 109 Gewerbeordnung teilweise geregelten Vorgaben. Eine Referenz dagegen ist ein freiwilliger Nachweis der Leistung. Daher können diese Beurteilungen von sehr formalen, Zeugnis ähnlichen bis hin zu sehr persönlichen Schreiben variieren.

Das Referenzschreiben sollte Antworten auf folgenden Fragen geben:

• In welchem Bezug steht der Referenzgeber zum Referenznehmer (Auftraggeber, Vorgesetzter, Kooperationspartner etc.)?
• In welchem Zeitraum und Kontext bestand die Zusammenarbeit (Interim Tätigkeit, Auftrag, Projekt)?
• Welchen Umfang hatte die Verantwortlichkeit des Referenznehmers?
• Wie beurteilt der Referenzgeber zeugnisrelevante Kriterien wie z. B.  Motivation, Flexibilität, Urteilsvermögen, Organisationsstärke, Eigeninitiative, Verlässlichkeit, Führungsstärke
• Welche konkreten Leistungen, vor allem aber Resultate, wurden in welcher Güte (Qualität, Quantität, KPIs, Zielerreichung) erbracht?
• Wie gut war die interne Zusammenarbeit mit internen als auch externen Stakeholdern?

Die Schlussformel sollte – immer mit Augenmaß und individuell passend – folgende Punkte enthalten: Grund für das Ende der Zusammenarbeit, Empfehlung für andere Auftraggeber, (persönlicher) Dank und Angebot als Referenzgeber auch telefonisch oder persönlich zur Verfügung zu stehen.

Meine Empfehlung: Trauen Sie sich in Ihrem eigenen Interesse nach einem Referenzschreiben zu fragen. Es ist nicht nur ein hilfreiches Mittel in der Akquisition neuer Aufträge und Projekte oder in einer beruflichen Neuorientierung, sondern auch eine oftmals sehr persönliche Form des Feedbacks und der Wertschätzung.