Allzu häufig wird noch die Herausforderung der Digitalen Transformation auf die IT-Abteilung „delegiert“ bzw. reduziert, welche mit neuen Tools und neuer Software die Umstellung der Organisation bewerkstelligen soll.

Bislang eher als kostenoptimierender Faktor in der Infrastruktur betrachtet, ist die IT derzeit mit einem rasant steigenden Grad der Prozessautomatisierung konfrontiert, der mit immer komplexeren Abläufen einhergeht. Dabei werden bereits viele Teilprozesse an externe Dienstleister ausgelagert, der Anteil des Outsourcings steigt. Insbesondere ist dies im Bereich der gängigen Kollaborations- und Projektmanagement-Tools zu beobachten, die zum größten Teil in der Cloud angesiedelt sind. Aber auch die meisten gängigen ERP-Anbieter haben diesen Trend forciert. Die IT-Abteilung findet sich in steigendem Maße im Aufgabenbereich der unternehmensweiten Prozesssteuerung wieder, d. h. sie ist immer öfter mit dem Providermanagement, dem Einkauf neuer IT-Services, der Erstellung Pflicht- und Lastenheften, Sicherheitsaspekten und der Steuerung bzw. Überwachung von Fremdleistungen beschäftigt. Dabei werden zwangsläufig Abteilungsgrenzen überschritten, und es ist zwingend ein strategisches und prozessuales Gesamtverständnis der eigenen Organisation erforderlich.

Change Prozesse im Rahmen einer Digitalisierung laufen nicht mehr nur über die IT im Rahmen der Einführung neuer Software oder PCs ab, sondern besitzen immer stärker eine unternehmensweite Dimension. Die IT kann mit ihrem Fachwissen die Veränderungsprozesse ihrer Organisation proaktiv unterstützen, indem sie z. B. neue Kollaborationstools oder Software testet, technologische Entwicklungen aufmerksam mitverfolgt und die Geschäftsführung darüber regelmäßig informiert. Sie entwickelt sich in diesem Rahmen schrittweise zum Bindeglied zwischen der (Digitalisierungs-)Strategie der Unternehmensführung und den Mitarbeitenden und erleichtert als Business-Enabler die Umsetzung neuer Geschäftsstrategien für das gesamte Unternehmen. Ohne das engagierte Mitwirken der IT wird die Umsetzung der Digitalisierungsvorhaben stocken, sie nimmt eine Schlüsselrolle ein und ist ein erfolgskritischer Faktor. Nicht selten ist jedoch die IT-Abteilung mit der unternehmensweiten Komplexität der neuen Themenstellungen und dem damit verbundenen Management Know-how überfordert, da sie noch zu stark in der klassischen Rolle agiert und über zu wenig ressortübergreifende, strategische Informationen verfügt. 

Was kann die Unternehmensleitung dazu beitragen, dass die Unternehmens-IT schnell in ihre neue Rolle hineinwächst?

Zu Beginn einer digitalen Transformation wird die Führungsebene in der Regel eine Digitalisierungsstrategie entwickeln. Diese ergänzt entweder die Gesamtstrategie des Unternehmens oder kann sogar deren Kern bilden. Ist die IT-Abteilung jedoch nicht ausreichend mit dieser Strategie vertraut oder wurde sie nicht an deren Entstehung beteiligt, fällt es ihr in der Regel schwer, intrinsisch motiviert ihre neue Rolle anzunehmen. Die Aufgabe der Unternehmensleitung sollte es daher sein, transparent und umfassend die Digitalisierungsstrategie an die Mitarbeitenden zu kommunizieren und diese (insbesondere die IT) an deren Entstehung zu beteiligen. Den Startpunkt können ein Kick-Off, ein Townhall-Meeting oder eine Betriebsversammlung bilden, auf denen eine klare Kommunikation der neuen Strategie erfolgt. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die umfassende Befähigung der Führungskräfte in der IT, neue Rollenbilder wahrzunehmen und als Vorbilder für ihre Teams zu wirken. Je besser diese den Sinn und die Notwendigkeit der Veränderungsprozesse erfassen, desto höher sind die Erfolgschancen bei deren Umsetzung. Insbesondere die IT-Experten müssen vorhandenes Silodenken überwinden und bestehende kommunikative Schranken zwischen Abteilungen abbauen helfen. Die Neuausrichtung von IT- Teams kann die Unternehmensleitung z. B. durch Workshops und Trainings begleiten und unterstützen. Die Begleitung der genannten Transformationsprozesse durch ein sowohl an der Strategie als auch an den Mitarbeitenden ausgerichtetes (externes oder internes) Change Management beschleunigt das Veränderungsvorhaben und führt in der Regel dazu, dass früher und nachhaltiger ein höheres Produktivitätslevel erreicht wird. Es ermöglicht der IT-Abteilung das zügige Hineinwachsen in ihre neue, breiter gefächerte Aufgabe, so dass sie ihrer Schlüsselrolle für die erfolgreiche Umsetzung der Digitalisierungsstrategie im Unternehmen nachhaltig gerecht werden kann.