Die meisten Konzerne und mittelständischen Unternehmen erlebten in den letzten Jahren große personelle Umbrüche: Die Digitalisierung macht in Banken die Filial-Mitarbeitenden überflüssig, sorgt branchenübergreifend im Marketing für immer stärker datengetriebene Prozesse, in den Versicherungen werden Schadensfälle digital bearbeitet, auch dort verloren große Gruppen von Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern ihre Jobs. Es geht in den Unternehmen nicht nur um die Anwendung unterschiedlicher Techniken und Arbeitsprozesse, sondern auch um schwer vereinbare Unternehmenskulturen. Alle Prozesse unterliegen einer gründlichen Revision, sie werden wieder und wieder überarbeitet, nachgesteuert, angepasst – mit ständig neuen Konsequenzen für die jeweiligen Arbeitsplätze. Eine wesentliche Folge der Digitalen Transformation ist daher die Workforce Transformation.

Mit diesem Begriff wird der dauerhafte Prozess des Personalumbaus und auch -abbaus beschrieben, der in viele Unternehmen zum Alltag gehört. Workforce Transformation ist kein Projekt, das geht nicht mehr weg, es handelt sich um eine dauerhafte Aktivität, die jede HR-Abteilung, jedes People & Culture Team auf Trab hält. Nicht umsonst werden derzeit so viele People Manager gesucht wie noch nie. Workforce Transformation in Zeiten des Fachkräftemangels bedeutet eben auch, dass der Mensch dahin rückt, wo er hingehört: In den Mittelpunkt jedes Unternehmens.

Was heißt Workforce Transformation (WFT) genau?

Als Oberbegriff steht WFT für die Umsetzung von personellen Veränderungsmaßnahmen in Organisationen und Unternehmen. Dazu gehören folgende Elemente:

1.   Recruiting

Recruiting steht derzeit klar im Mittelpunkt aller personellen Maßnahmen, da gute Fachkräfte gesucht sind und der War for Talents längst entbrannt ist. Viele Unternehmer haben erkannt, dass man trotz des hohen Drucks besser nicht auf die Sorgfalt beim Recruiting verzichtet und setzen eignungsdiagnostische Maßnahmen ein wie z. B. Testverfahren oder kleine Assessments. So stellen sie sicher, auch tatsächlich genau die Mitarbeitenden zu finden, die sowohl zur Aufgabe passen als auch zur Unternehmenskultur. Die Erfahrung hat gezeigt, dass ein Fehlgriff insbesondere bei der Besetzung von Führungskräften teuer und schmerzhaft werden kann. Daher gehen die Unternehmen verstärkt auf Nummer sicher und beauftragen Dienstleister oder bilden eigene Expert:innen aus, die sich mit Testverfahren, strukturierten Interviews und Aufgaben zu Business Cases auskennen und den Recruitingprozess professionalisieren. Gute Recruiter sind derzeit von vielen Unternehmen gesucht, um die WFT mit dem nötigen Nachdruck umsetzen zu können.

2.   Up- und Reskilling der Mitarbeitenden

Was früher schlicht als Lebenslanges Lernen bezeichnet wurde, gilt heute mehr denn je: Ständige Weiterbildung ist ein Schlüsselelement der Personalentwicklung. Zum einen geht es dabei um technische Skills, den Einsatz neuer Software und unterstützender Tools, die das Arbeitsleben leichter machen. Zum anderen geht es mindestens genauso sehr um kulturelle Fähigkeiten: Führungskräfte müssen lernen, mit den Anforderungen der Generation Y und Z zu leben und zu akzeptieren, dass jüngere Mitarbeitende andere Schwerpunkte setzen und eine andere Kommunikationskultur pflegen. Viele der zu lernenden sozialen Skills sind unter dem Oberbegriff „New Work“ zusammengefasst: Agiles Arbeiten, fluide Organisationsformen mit Kreisen statt Kästchen, Kooperation in Projekten statt in starren Abteilungen.
Bevor konkrete Maßnahmen eingeleitet werden, geht eine Analyse voraus: Die aktuell und perspektivisch benötigten Qualifikationen im Unternehmen werden identifiziert, um dann in einem Soll-Ist-Vergleich die Gaps festzustellen und anschließend die benötigten Skills aufzubauen oder neu ins Unternehmen zu holen. Diese Analyse ist der Kern jeder WFT. Sie ist entscheidend für die Entwicklungsfähigkeit von Unternehmen. Dabei gehört auch dazu, dass die Führungskräfte ihre eigenen Fähigkeiten immer wieder in Frage stellen und nachsteuern, dieser Punkt wird gern vergessen. Alle sollen sich verändern, nur die Führungskräfte machen weiter wie bisher? Das ist ein No-Go, denn gerade in den Chefetagen braucht es tiefe Kenntnisse über die verschiedenen Führungsstile und ihre Auswirkungen auf die Mitarbeitenden sowie die gesamte Unternehmenskultur. Denn ein alter Spruch gilt immer noch: Der Fisch stinkt vom Kopf her.

3.   Herstellung von Veränderungsbereitschaft

Menschen sind grundsätzlich nicht für Veränderungen gemacht, sie streben nach Kontrolle, Orientierung und Sicherheit (https://www.eap-assist.de/change-management-was-gibt-es-aus-psychologischer-sicht-zu-beachten). Für viele Mitarbeitende ist daher die ständige Veränderung der eigenen Aufgaben, der Rahmenbedingungen sowie der häufige Wechsel von Vorgesetzten in Medienunternehmen eine echte Belastung. Sie erkennen kognitiv durchaus an, dass nur Unternehmen, die sich ständig anpassen und am Puls der Zeit bleiben, eine Überlebenschance haben. Doch emotional und psychisch fällt es ihnen eben nicht so leicht, die Veränderungen mitzugehen. Das geht übrigens vielen Führungskräften sehr ähnlich. Von ihnen wird erwartet, eine Vorbildfunktion einzunehmen, die notwendigen Transformationen aktiv voranzutreiben und ihre Mitarbeitenden zu motivieren. Das wiederum setzt voraus, dass sie selbst von allen Changes überzeugt sind und auch die Veränderungen ihrer eigenen Aufgaben anerkennen und leben.

Vermutlich ist dieser Punkt daher das wichtigste Element der WFT, da sie das Mindset aller Beteiligten betrifft. Immer mehr Unternehmen erkennen die psychischen Herausforderungen an, die die ständigen Veränderungsprozesse für ihre Mitarbeitenden bedeuteten. Sie entscheiden sich dafür, die Change Prozesse professionell begleiten zu lassen, um sowohl ihre Führungskräfte als auch die Mitarbeitenden zu unterstützen und im Rahmen von Entwicklungsprogrammen für den Wandel zu befähigen. Dieses Empowerment ist eine unerlässliche Maßnahme, um Workforce Transformation erfolgreich und mit möglichst wenig Widerständen umzusetzen.

4.   Mitarbeiterbindung – insbesondere von Leistungsträger:innen

Die Bindung von Leistungsträger:innen steht derzeit für viele Unternehmen im Fokus, denn die Konkurrenz in Form von anderen attraktiven Arbeitgebern ist groß. Insbesondere junge, digital bestens ausgebildete Fachkräfte können sich die Stellen aussuchen. Es werden daher aufwändige Employer Branding Programme aufgelegt, um die Mitarbeitenden ans Unternehmen zu binden. Und dabei geht es nicht um den viel zitierten Kickertisch und das kostenfreie Obst für alle. Viel wichtiger sind Qualifizierungsmaßnahmen, berufliche Entwicklungsperspektiven und flexible Arbeitsbedingungen. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter:innen immer noch jeden Arbeitstag in die Büros zwingen, werden das Nachsehen haben und den Wettbewerb um die klügsten Köpfe verlieren.  
Nicht zu unterschätzen bei der Mitarbeiterbindung ist die Führungskräfte-Entwicklung. Denn Menschen verlassen nicht Unternehmen, sie verlassen Vorgesetzte (https://t3n.de/consent?redirecturl=%2Fnews%2Fmitarbeiter-kuendigen-jobwechsel-gruende-chefs-1141397%2F). Je besser ausgebildet die Führungsetagen sind – und zwar insbesondere im Hinblick auf social Skills wie zum Beispiel die Fähigkeit zur Motivation oder zum Positive Leadership, desto eher werden die Mitarbeitenden sich mit dem Unternehmen identifizieren und dort auch mittelfristig bleiben. Zum Glück haben viele Unternehmen diesen Zusammenhang erkannt und investieren nicht nur in Technologie, sondern auch in das Enablement ihrer Führungskräfte.
 
5.   Personalabbau

Das Tabuthema Trennungsmanagement steht als ungeliebteste aller Personalmaßnahmen selten im Fokus, obwohl es untrennbar mit der Workforce Transformation verbunden ist. Mit beruflichen Trennungen tun sich sowohl Unternehmen insgesamt als auch die handelnden Führungskräfte sehr schwer, es schwingt eine große Unsicherheit insbesondere bei der direkten Konfrontation mit den Betroffenen mit. Dabei gehören Trennungsgespräche zum beruflichen Alltag jeder Führungskraft, denn jeder Lebenszyklus eines Mitarbeitenden im Unternehmen ist endlich. Die Zeiten, in denen man von der Ausbildung bis zur Rente in einem einzigen Unternehmen arbeitete, sind schon lange Geschichte.
Mit Freisetzungen offen umzugehen, Führungskräfte und People Manager im Trennungsmanagement auszubilden und sich am Ende auf Augenhöhe von Mitarbeitenden zu trennen, ist auch eine wirksame Maßnahme des Employer Branding. Denn schlechte gemanagte Trennungsprozesse beschädigen das Arbeitgeberimage – sowohl nach innen bei den verbleibenden Mitarbeitenden als auch nach außen für Geschäftspartner und zukünftige Mitarbeitende.

Fazit

Das Besondere an der Workforce Transformation ist, dass alle genannten Prozesse parallel laufen: Während in bestimmten Bereichen Personal aufgebaut wird, wird gleichzeitig an anderen Stellen abgebaut. Diese Gleichzeitigkeit macht insbesondere den Arbeitnehmervertretungen zu schaffen, denn sie passt nicht in das alte Weltbild. Umso wichtiger ist, dass Workforce Transformation in all ihren Facetten in den Unternehmen transparent gemacht wird. Denn nur, wenn die Mitarbeitenden verstehen welche Ziele hinter all den scheinbar widersprüchlichen Maßnahmen stecken, werden sie die Veränderungen auch annehmen, aktiv mit betreiben und das Unternehmen insgesamt nach vorne bringen.