Management virtueller Teams: Aktuelle Herausforderung für Führungskräfte

Die Pandemie hat der Bedeutung virtueller Teams einen ungeahnten Aufschwung verliehen. Was bislang häufig als Notlösung diente, ist heute zwangsläufig zur Regellösung geworden. In diesem Kontext kann man sogar von einer „Zwangsdigitalisierung“ sprechen. Führungskräfte sind von der schnellen Entwicklung zum Teil überrollt worden, insbesondere, wenn sie bisher keine Erfahrungen mit virtueller Führung sammeln konnten. Dieser Blogartikel soll den Aufbau virtueller Teams für Führungskräfte erleichtern und ihnen in diesem Prozess eine Hilfestellung bieten.

Was ist ein virtuelles Team?

Als virtuelles Team kann eine Gruppe von Mitarbeitern bezeichnet werden, deren Mitglieder an einem gemeinsamen Ziel oder einer gemeinsamen Aufgabe über die Grenzen von Büros, Städten, Regionen oder sogar Landesgrenzen hinweg arbeiten und sich dabei moderner, digitaler Kommunikationsmittel bedienen.

Welche Vorteile hat ein virtuelles Team?

Hierzu zählen aus Mitarbeitersicht zweifellos folgende Faktoren: hohe flexible Zeiteinteilung, Zeitersparnis durch Wegfall der Fahrt zur Arbeitsstätte, bessere Vereinbarkeit mit der Kindererziehung, Wegfall der Wohnortgebundenheit.
Aus Sicht der Unternehmen erhöht sich die Flexibilität, Expertenwissen kann standortübergreifend zur Verfügung stehen, Reisekosten und -zeit werden eingespart, es gibt eine breitere Verteilung der Verfügbarkeit über den Tag, standortbedingte Risikoreduzierung und Skalierbarkeit in der Struktur. Arbeiten regelmäßig viele Mitarbeiter eines Unternehmens virtuell, verringert sich der Platzbedarf in den Büros und schafft Einsparungspotenzial bei Büroausstattung und Miete. In Krisensituationen bleiben Firmen handlungsfähig.

Welche Nachteile stehen dem gegenüber?

Starten wir wieder bei den Mitarbeitern: sie müssen unter Umständen erst einmal für eine geeignete technische Ausstattung zu Hause sorgen, das beginnt mit dem DSL-Anschluss und schließt funktionsfähige Geräte wie PC oder Drucker/Scanner/Kopierer ein, wenn sie nicht gerade vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Je nach Arbeitgeber kann es vorkommen, dass dieser nicht mehr als einen Laptop stellt, während der restliche technische Bedarf vom Mitarbeiter bereitgestellt wird. Die beste technische Ausstattung ist nicht hilfreich, wenn sie in der Küche oder im Kinderzimmer stehen muss, weil kein geeignetes Arbeitszimmer vorhanden ist. Und flexible Arbeitszeiten bedeutet häufig, dass ohne feste Zeitgrenze gearbeitet wird und schnell mehr Überstunden als zuvor anfallen, bedingt durch eine permanente Verfügbarkeit. Die organisatorische Trennung von Arbeit und Beruf will unter diesen Bedingungen erst einmal erlernt werden.
Arbeitgeber bzw. Vorgesetzte leiden in der Regel unter dem Gefühl des Kontrollverlusts. Trittbrettfahrer sind nicht auszuschließen. Büro-Kommunikationspunkte wie die Kaffee-Ecke gehen verloren, damit wird unter Umständen der Informationsfluss verlangsamt oder geht ganz verloren. Es bedarf einer nicht unerheblichen finanziellen Investition in geeignete Technik und Kommunikationstools, um die Akzeptanz der virtuellen Arbeitsweise zu erhöhen bzw. überhaupt erst zu ermöglichen.

Der Erfolg virtueller Teams steht und fällt jedoch immer mit der Führungskraft, die vor große Herausforderungen gestellt wird. Das Management ist im virtuellen Kontext noch mehr gefordert als im klassischen Sinne. Willkommen in der Königsdisziplin!

Wie kann die Etablierung eines neuen virtuellen Teams gelingen?

1. Sorgen Sie für eine reibungslose, intuitiv beherrschbare technische Basis sowie für eine flexible Kommunikationsplattform, die Telefonate, Chats, Videokonferenzen, Emailverkehr, Projektverwaltung und Dateiablagen/Wikis ermöglicht. Vermeiden Sie die Zerfaserung der Softwarelandschaft.
2. Wählen Sie Ihr Team nach den zu definierenden Aufgabenkriterien sorgfältig aus. Sorgen Sie dafür, dass jedem die nötigen technischen Mittel zur Verfügung stehen. Beachten Sie die arbeitsrechtlichen Regularien. Gewährleisten Sie einen DSGVO-gerechten Datenschutz, schulen Sie neue Teammitglieder entsprechend und sorgen Sie für die Dokumentation im Team.
3. Beginnen Sie mit einem lockeren Kick-Off zum Kennenlernen, idealerweise persönlich, derzeit wohl aber zwangsweise virtuell. Hauptbestandteil sollte eine gegenseitige Vorstellungsrunde sein, bei der sich die einzelnen Teammitglieder kennenlernen.Insbesondere (multi-)kulturelle Prägungen sollten hier vorgestellt und besprochen werden.
4. Stellen Sie das Teamziel, Unterziele, Meilensteine, Termine und KPIs vor, an denen der Erfolg gemessen werden soll. Klären Sie die einzelnen Zuständigkeiten und die offenen Fragen. Jeder sollte nun seine Aufgabe detailliert kennen.
5. Sorgen Sie über eine gemeinsame Plattform für Transparenz in den einzelnen Arbeitsfortschritten der Teammitglieder. Dies schafft Vertrauen untereinander und verringert die virtuell bedingte Distanz.
6. Definieren Sie die Verhaltensregeln für das Team in der virtuellen Umgebung. Dies kann auch im Rahmen des Teams gemeinsam erarbeitet werden. Unbedingt geregelt werden sollten:
   - Bearbeitungs-/Reaktionszeiten von Telefongesprächen und Emails
   - Meeting-Regeln und Protokollführung
   - Umgangsweise mit Konflikten
7. Legen Sie feste, unverrückbare Kommunikationstermine fest, an denen sich das gesamte Team bespricht - virtuell oder auch persönlich.

Sie haben Ihr Team implementiert, nun beginnt die Arbeit an der gemeinsamen Aufgabe. Wie führen Sie das Team im Alltag?

Phasen der Teamentwicklung gelten auch für virtuelle Teams.

Auch wenn das Team virtuell geführt wird, wird es typische Teamphasen nach Bruce Tuckman durchlaufen: Forming, Storming, Norming, Performing und auch das häufig vernachlässigte Adjourning in der Wiederauflösungsphase. Machen Sie sich diese Phasen und ihre jeweiligen Merkmale unbedingt bewusst, um die Teamdynamik verstehen zu können. Insbesondere im Storming werden Führungskräfte häufig stark gefordert.
Gern verdrängt werden Freiräume für Smalltalk, in denen es um soziale und persönliche Themen der Mitarbeiter geht. Diese kann die Führungskraft ohne großen zusätzlichen Organisationsaufwand nach oder vor den anberaumten Meetings anbieten. Nach wie vor unverzichtbar bleibt jedoch der persönliche Kontakt, der selbst bei globalen Teams mindestens 2x im Jahr, idealerweise natürlich in wöchentlichen bzw. monatlichen Zyklen ermöglicht werden sollte.

Erfolge würdigen und feiern

Wertschätzung und Lob werden in virtuellen Teams häufig vernachlässigt. Sie können hier in kürzeren Abständen Mitarbeiter persönlich anrufen und sich für gute Leistungen bedanken. Nutzen Sie dafür Anlässe wie Einhaltung von Deadlines, Erreichen von Meilensteinen, Geburtstage und auch Familienstandsveränderungen wie z.B. Hochzeiten oder Kinder. Auf diesem Weg können Sie die Beziehung zum Mitarbeiter persönlich stärken: eine kompetente Führungskraft ist das stets der wichtigste Faktor bei der Bindung wertvoller Teammitglieder. Turnusmäßige Meetings können Sie auch dazu einsetzen, die Gesamtleistung der Teams und besondere Einzelleistungen zu würdigen.

Fazit:

Der Erfolg virtueller Teams ist, insofern die technischen Rahmenbedingungen sichergestellt sind, untrennbar mit der Kompetenz der Führungskraft verbunden. Die konsequente Umsetzung besprochener Standards und Anforderungen, die Einhaltung der Meetingzeiten und des Verhaltenscodes sowie ein persönlich zugewandter und empathischer Führungsstil sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren für Führungskräfte, um die mit virtueller Führung einhergehenden neuen Herausforderungen meistern zu können. Trotz fortschreitender Digitalisierung und technischer Weiterentwicklung ist und bleibt der Faktor Mensch das wichtigste Element virtueller Führung.